DIRETTIVE DI MASSIMA DEL DIRIGENTE AL DSGA
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- Pubblicato Mercoledì, 17 Ottobre 2012 21:17
- Scritto da Santo Deldio
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DIRETTIVE DI MASSIMA DEL DIRIGENTE AL DSGA
Visto l’art. 25 comma 5 del Dec. Leg. 165 del 31 marzo 2001
Visto la Tab A – Profili di area personale ATA , punto 1 area D allegata al CCNL 29/11/2007
Si emanano le seguenti direttive di massima inerenti ai servizi amministrativi e generali
AMBITI DI APPLICAZIONE
Le presenti direttive di massima e indicazioni degli obiettivi trovano applicazione es nell’ambito dell’attività discrezionale svolta dalla S.V. nel campo della gestione dei servizi amministrativo-contabili e dei servizi generali di questa istituzione scolastica.
Le direttive di massima costituiscono linee guida, di condotta
AMBITI DI COMPETENZA
Nell’ambito delle proprie competenze, definite nel relativo profilo professionale e nell’ambito – altresì – delle attribuzioni assegnate all’istituzione scolastica, il Direttore dei servizi generali e amministrativi è tenuto a svolgere funzioni di coordinamento, promozione delle attività e verifica dei risultati conseguiti in riferimento agli obiettivi assegnati e agli indirizzi impartiti con le presenti direttive.
Spetta al DSGA vigilare costantemente affinché ogni attività svolta dal personale ATA sia diretta ad “assicurare l’unitarietà della gestione dei servizi amministrativi e generali della scola in coerenza e strumentalmente rispetto alle finalità ed obiettivi dell’istituzione scolastica, in particolare del Piano dell’offerta formativa”.
1) Organizzazione dell’ufficio di Segreteria
Nella ripartizione e distribuzione del lavoro interno ed esterno dell'ufficio di segreteria, la S.V. terrà conto delle attribuzioni previste dal CCNL 29/11/2007
per quanto attiene ai profili professionali.
La dettagliata suddivisione delle competenze nella organizzazione del lavoro sarà concordata prevedendo l'articolazione della stessa secondo criteri di flessibilità interna (turn over) oppure secondo precisi schemi di ripartizione: Circa la scelta è bene acquisire anche orientamenti preferenziali dei dipendenti.
Qualsiasi soluzione la S.V. intenderà adottare, dovrà essere anticipatamente prevista la sostituzione nel disbrigo delle pratiche d'ufficio nei casi di assenza di una unità di personale che non consentissero o per cui non si ritenesse utile il ricorso a contratti con supplente.
Nell'ambito delle presenti direttive di massima. la S.V.. tenendo conto di quanto riferito in informazione preventiva circa i criteri di organizzazione del lavoro del personale ATA, provvederà alla predisposizione di un organigramma dettagliato delle competenze interne (es. tenuta registri, protocollo. predisposizione di atti amministrativi e contabili, anagrafe scolastica., referente per il Consiglio di istituto e Giunta, attività extracurricolari , gestione chiamata supplenti, gestione contabilità. gestione infortuni , gestione visite fiscali, esoneri educazione fisica ecc).
In calce agli atti amministrativi (lettere, circolari, decreti ecc.) dovrà comunque essere apposta la sigla di chi lo ha redatto. sigla composta dalle lettere iniziali del nome e del cognome.
‘E poi opportuno che la S.V. provveda a individuare e attuare forme e procedure di controllo incrociato degli atti predisposti in modo da favorire l'abitudine a un modello di organizzazione interna basato sulla collaborazione e sul reciproco cointeressamento.
A tal fine, anche per rendere più agevole la sostituzione con colleghi nel caso di assenza,. sarà auspicabile che la S.V. promuova riunioni di informazione e formazione di tutto il personale; si ritiene necessario attuare momenti di formazione ogni volta che vi saranno innovazioni nella normativa o nelle procedure,
La specializzazione in determinati procedimenti e ambiti di attività è in linea di massima garanzia di buona competenza. ma non deve far perdere di vista l'obiettivo dei buon funzionamento unitario dell'ufficio. Pertanto si suggerisce alla S.V:, oltre che l'adozione delle modalità di controllo di cui sopra, di promuovere negli assistenti la maturazione di un atteggiamento di socializzazione delle conoscenze e delle competenze secondo le moderne prospettive della " learning organization”
La divisione del lavoro ai fini del perseguimento dell’efficacia, dell’efficienza e dell’economicità della gestione va effettuata attraverso la determinazione di carichi di lavoro aventi carattere di omogeneità,.
Si .raccomanda in particolare alla S.V: di diramare alle assistenti le più idonee disposizioni affinché gli atti di ufficio siano trattati con la massima riservatezza. Mentre i diritti dell'utenza sono legittimamente esercitabili ( e l'ufficio ne promuoverà l'informazione e la cura) nelle forme previste dalle disposizioni sulla trasparenza amministrativa., gli assistenti dovranno assolutamente evitare di riferire o far conoscere ad altre persone e esterni notizie di cui vengono a conoscenza o in possesso in ragione della loro funzione e incarico.
Anche per questo, oltre che per una adeguata regolarità del servizio, la S.V. provvederà a disciplinare in maniera precisa e tassativa, dandone ampia informazione, le modalità di ricevimento del pubblico e di accesso da parte del personale docente e ausiliario per il disbrigo di pratiche personali. Inoltre, conformemente alle più recenti istanze ministeriali relative all'azione dei pubblici servizi. si ravvisa l'opportunità che gli assistenti amministrativi, nei loro contatti telefonici con l'utenza, comunichino la loro identità.
La S.V. non mancherà di raccomandare agli assistenti. nei rapporti con l'utenza e con il personale interno. la dovuta correttezza e di cortesia.
La S.V. provvederà alla illustrazione al personale delle disposizioni contrattuali sulle sanzioni disciplinari e relativo procedimento e ad accertarsi che sempre le norme contrattuali in materia ( compreso, in particolare, il codice disciplinare) siano affisse, in luogo facilmente visibile dal personale, sia in sede che nelle succursali.
Si ritiene altresì importante che a tutti gli assistenti amministrativi sia consegnata copia del “Codice di comportamento”
Sarà cura della S.V. dare le più idonee disposizioni all'ufficio affinché:
- la corrispondenza parta possibilmente lo stesso giorno in cui la pratica viene conclusa con la firma del dirigente:
- le raccomandate a mano per il personale interno siano consegnate nel minore tempo possibile. dando al DSGA o dirigente la fotocopia dell'atto di avvenuta consegna.
- le assenze del personale docente, sia della sede che delle succursali, siano comunicate immediatamente al dirigente; quelli del personale ATA al dirigente e al DSGA.;
- i nominativi degli assenti siano sempre registrati sull'apposita agenda in presidenza e nell’ufficio dei collaboratori per gli adempimenti consequenziali
- l'assistente riferisca con tempestività alla S.V. eventuali difficoltà a completare una pratica nel tempo stabilito in modo che siano assunte le consequenziali decisioni organizzative,
- gli assistenti segnalino tempestivamente eventuali disfunzioni delle attrezzature d'ufficio. in particolare quelle informatiche. per la richiesta di intervento da parte della ditta scelta per la manutenzione, evitando che terzi non autorizzati mettano mano ai computers e alle loro configurazioni.
- siano inoltrate entro i termini temporali previsti dalla normativa le pratiche che comportano rilevanti sanzioni (es. denuncia infortuni; comunicazione assunzioni ecc).; la S.V. (o suo sostituto, in caso di Sua assenza), prima della scadenza del termine, assicurerà il dirigente dell’avvenuto inoltro della pratica: si i raccomanda – in merito – particolare cura, attenzione, vigilanza
- siano sottoposti alla firma del dirigente con adeguato anticipo le pratiche d’ufficio, che la S.V. preventivamente avrà controllato.
Si raccomanda infine :
a) il controllo costante delle attività svolte e dei carichi di lavoro
b) costante monitoraggio dei procedimenti amministrativi, con particolare riferimento a quelli telematici
c) la periodica informazione al dirigente e a tutto il personale dell’andamento
generale dei servizi in rapporto alle finalità istituzionali della scuola, al fine di rendere partecipi tutti dell’andamento della gestione
2 Orario di sevizio
L’orario ordinario dell’ufficio di segreteria, come dalla relativa delibera consiliare, va dalle 7,30 alle 13,30.
Considerato che per consolidata esperienza le prime ore della mattinata sono le più gravose per la necessità di far fronte a accadimenti improvvisi (comunicazione di assenze dal servizio, richiesta di visite fiscali, contatti telefonici per supplenti, comunicazione pasti alla ditta fornitrice, battitura di circolari di servizio urgenti per il
personale e le famiglie) si ritiene che non possa usufruire dell’istituto della flessibilità d’orario più della metà del personale dell’ufficio.
Si ritiene che la spalmatura delle sei ore di recupero del sabato sugli altri giorni lavorativi sia più produttiva rispetto a una presenza differenziata del personale in orario pomeridiano in quanto consente, in una fascia oraria più tranquilla, quella auspicata comunicazione circa la situazione delle pratiche e una più agevole integrazione di competenze e attività, integrazione che è funzionale alle esigenze dell’ufficio e alla crescita professionale del personale.
Ovviamente in una giornata è necessaria l’apertura dell’ufficio: lo prevede la delibera consiliare e quanto contenuto nella Carta dei Servizi della scuola.
Infine, in taluni casi di più intensa attività amministrativa (scrutini ed esami, elezioni scolastiche, preparazione del programma annuale e del conto consuntivo, ecc) sarà conveniente prendere in considerazione l’ipotesi di lavoro con programmazione plurisettimanale con recupero in periodi di minore carico di lavoro.
S.V. , nel redigere la proposta di piano dell’attività (art. 53 CCNL 29/11/2007) , circa il quale sentirà il personale, terrà conto di quanto comunicato alla parte sindacale nell’informazione preventiva riguardo all’applicazione dell’art. 55 (riduzione dell’orario a 35 ore settimanali).
Qualora, una volta definito l’orario individuale di lavoro degli assistenti dovessero emergere situazioni particolari che, ai fini di una maggiore efficacia ed efficienza del servizio, ovvero per contenere il ricorso al lavoro straordinario o – al limite – per soddisfare esigenze personali del dipendente senza compromissione alcuna del servizio, richiedano, anche temporaneamente, l’adozione di diverse modalità orariali o di svolgimento del lavoro nell’ovvio rispetto delle disposizioni contrattuali (ivi compresa l’informazione di istituto) provvederà alla proposta di modifica d’orario che si rendesse necessaria e/o opportuna, dandone immediata comunicazione al dirigente.
Per quanto poi concerne la S.V., avuto riguardo alla molteplicità e alla delicatezza dei compiti propri del profilo professionale, si ritiene che l’ orario possa essere da Lei gestito con la massima flessibilità in riferimento alle esigenze del servizio. Forme e modalità di organizzazione ed esercizio della flessibilità di cui sopra saranno periodicamente concordate col dirigente.
La S.V. controllerà periodicamente che tutto il personale ATA rispetti l’orario assegnato; a fine mese, eseguito il controllo del foglio elettronico del servizio, riferirà in merito al dirigente.
Si richiama altresì il rispetto di quanto previsto dall’art. 54 ultimo comma del CCNL 29/11/2007 circa la comunicazione al dipendente degli eventuali ritardi da recuperare o degli eventuali crediti orari acquisiti.
In relazione a sopraggiunte e non prevedibili esigenze di funzionamento e di servizio dell’ufficio, anche al fine di consentire l’espletamento in tempi utili di pratiche con scadenze perentorie o di grande rilievo nell’organizzazione generale dell’attività scolastica, la S.V. potrà disporre l’assegnazione di lavoro straordinario dandone motivata comunicazione al dirigente.
Mentre all’interno del fondo dell’istituzione scolastica sarà riservata una quota per il compenso del lavoro straordinario, si segnala alla S.V. l’opportunità che, con l’assenso del personale interessato, eventuali prestazioni eccedentarie rispetto all’orario d’obbligo siano compensate con riposi e recuperi, Ciò, naturalmente, purché non si determinino disfunzioni al regolare servizio.
S.V. ricorderà al personale che non è consentito effettuare lavoro straordinario senza preventiva autorizzazione del DSGA .
3 Collaborazione dirigente direttore dei servizi generali e amministrativi
La particolare connotazione della scuola dell'autonomia, il suo impianto reticolare,. la sempre più stretta integrazione tra attività didattica e supporto amministrativo-organizzatorio, la complessità di molti procedimenti, l'incidenza sull'organizzazione delle trattative sindacali, la gestione del programma annuale ecc. impongono una marcata collaborazione e cooperazione tra D.S. e DGSA nel sinergico perseguimento delle finalità istituzionali del servizio.
Mentre a tal fine il POF della scuola prevede la partecipazione della S.V. allo staff di direzione, si ritiene di indicare all'attenzione della S.V. - anche sulla base delle conversazioni intercorse in merito e dell'esperienza dello scorso anno -le seguenti modalità di collaborazione nella gestione delle attività.
Pare opportuno che periodicamente si svolgano riunioni di lavoro alle quali sarebbe utile prevedere la presenza del collaboratore con funzione vicaria e dell'assistente amministrativo delegato a sostituirla in caso di assenza; ciò per metterli a conoscenza e formarli in problematiche che potrebbero poi dover affrontare in prima persona al fine (titolo puramente esemplificativo) di:
- organizzare, definendo tempi e modalità operative, le iniziative e attività previste nel POF o richiesta da disposizioni normative o contrattuali. pianificare le attività degli organi collegiali e delle trattative sindacali, in riferimento alla attività amministrative e organizzative della scuola:
- analisi e confronto su corretta e buona prassi in relazione a nuove disposizioni o a istanze di miglioramento del servizio
- relazione sull'andamento dell'ufficio di segreteria e dello svolgimento dei servizi generali e amministrativi,
- definizione delle proposte da discutere con la RSU e le rappresentanze territoriali delle OO.SS. firmatarie del contratto di comparto
- verifica del funzionamento delle attrezzature di ufficio: stesura del programma annuale:
- esame dell'andamento del programma annuale:
- iniziative di formazione del personale ATA e sua valutazione;
- definizione organizzativa delle modalità di partecipazione delle famiglie alla vita della scuola;
- studio e analisi di iniziative di correzione di disfunzioni e per il miglioramento del servizio;
- proposte di riconoscimenti economici per personale Ata (questione degli incarichi specifici e delle attività del personale ATA da retribuire col fondo dell'istituzione scolastica);
- preparazione delle riunioni di giunta e del Consiglio.
- consultazione sullo svolgimento di pratiche amministrative e contabili, organizzative e didattiche con ricadute su amministrazione e organizzazione dei servizi
- questioni di ferie e assenze
Inoltre alla S.V. è delegata. con riferimento alla normativa vigente; l'istruttoria della attività negoziale, i cui esiti riferirà al dirigente per le decisioni conseguenti. A tal fine si raccomanda per l"esecuzione di lavori o per l'acquisizione di beni e servizi comportanti spese di rilievo. di assumere - sulla base di richieste dettagliate - almeno tre preventivi (cinque per il contratto si assicurazione) che abbiano carattere di omogeneità e siano pertanto chiaramente comparabili.
4 Trattamento della corrispondenza in arrivo e firma degli atti
Come già concordato lo scorso anno, la S.V. è autorizzata ad aprire e prendere visione di tutta la corrispondenza in arrivo, salvo quella che porta sulla busta la dicitura "personale" o "riservato''. Quindi, lo stesso giorno del recapito provvederà a inoltrarla, con la sua sigla e con l'indicazione del personale di segreteria che curerà la relativa pratica, al protocollo: immediatamente dopo la corrispondenza in arrivo (comprensiva di fax e posta elettronica) dovrà essere portata in visione al dirigente
Il dirigente siglerà la corrispondenza visionata e la trasmetterà all’ufficio di segreteria per il disbrigo delle pratiche relative e/o l’archiviazione.
In caso di assenza della S.V. tale incombenza sarà affidata. accompagnandola con le istruzioni di cui sopra, alla assisterne che la sostituirà, anche temporaneamente.
Non dovrà essere archiviata nessuna comunicazione (pervenuta anche via fax o per posta elettronica) che non sia stata siglata dal dirigente.: Qualora il dirigente abbia interesse ad avere una copia della comunicazione pervenuta, o ritenga che la stessa sia di interesse, "ratione materiae” relativamente alle deleghe conferite, dei collaboratori, indicherà `'fotocopia per preside" o `fotocopia per ; fotocopia della comunicazione sarà dunque depositata dal personale di segreteria nella cartellina delle "Fotocopie del preside'' o nelle cartelline dei collaboratori.
Se sulla comunicazione sarà indicato “foto docenti” la stessa dovrà essere esposta nell'apposita cartella in sala professori della sede e della succursale con indicazione della data di affissione.
Per quanto riguarda le pratiche in uscita, il dirigente le firmerà dopo che la S.V. le avrà esaminate, salvo casi di particolare urgenza e necessità. Pertanto saranno portate alla firma del dirigente dalla S.V., o da chi la sostituirà, dopo che la S.V. le avrà esaminate, garantendone per la parte di competenza la regolarità. Ovviamente le pratiche dovranno essere portate alla firma del dirigente con anticipo rispetto alla scadenza.
5 Assenza del dirigente
In caso di assenza del dirigente per collocazione in particolare posizione di stato (ferie, assenze per malattia, personali ecc) le relative funzioni saranno esercitate dal collaboratore con funzioni vicarie cui preventivamente sarà stata comunicata, possibilmente per iscritto, la necessità di sostituzione nelle funzioni dirigenziali, o in in caso di sua assenza - dall'altro collaboratore istituzionale ex art. 34 del CCNL.
In caso di temporanea non presenza in ufficio del dirigente per lo svolgimento di attività istituzionali esterne, sarà cura della S.V. informarlo per via telefonica di
eventuali scadenze urgenti e/o pratiche rilevanti, come desumibile dalla corrispondenza pervenuta.
In quest'ultimo caso (assenza momentanea del dirigente) i collaboratori . oltre alla materie loro delegate, hanno potere di firma sui soli atti urgenti e indifferibili (es. denuncia incidenti all'ufficio provinciale del lavoro).
INDICAZIONI CONCLUSIVE
Per quanto concerne gli incarichi specifici al personale ATA e la individuazione delle attività da retribuire col fondo dell'istituzione scolastica, si invita la S.V., sentita anche l'assemblea del personale., ad avanzare in rapporto al POF proposte di attivazione coerenti e motivati criteri di attribuzione.
Il DGSA è infine responsabile del materiale inventariato. La S.V. pertanto provvederà alla predisposizione degli atti preordinati alle operazioni di subconsegna al personale docente delle strumentazioni e dei sussidi didattici: la designazione dei subconseantari sarà effettuata dai dirigente. Al termine dell'anno scolastico il docente subconsegnatario riconsegnerà al DGSA il materiale ricevuto annotando eventuali guasti, disfunzioni o inconvenienti.
S.V..d'intesa con RSPP sensibilizzerà il personale amministrativo sulle problematiche della sicurezza sul lavoro e vigilerà con la massima attenzione affinché nessuno usi strumenti di lavoro che non siano dell'ufficio o si avvalga di apparecchiature elettriche non costituenti dotazione à ufficio (es. stufette elettriche)
Infine sarà sua cura prescrivere che gli uffici siano lasciati sempre in ordine e che nei relativi locali non siano esposti simboli e documenti politici o aventi valenza politica o, comunque, stampe, disegni, ecc che possano essere causa di fastidio per altro personale o per il pubblico o, ancora. costituire motivo di distrazione rispetto al regolare e metodico impegno nel lavoro.
DIRETTIVE DI MASSIMA CIRCA L’ESERCIZIO DELLA DELEGA RELATIVA ALL’ISTRUTTORIA DELL’ATTIVITA’ NEGOZIALE
Si raccomanda in primo luogo la più assoluta riservatezza riguardo alle offerte dei fornitori.
Alle ditte fornitrici va presentato, di norma, una richiesta dettagliata e precisa onde poter facilmente procedere alle comparazioni
Le offerte debbono pervenire in busta chiusa; la busta va protocollata senza essere aperta.
Le buste, scaduto il termine assegnato, saranno aperte dalla S.V. in presenza del sottoscritto o dei collaboratori: dell’apertura sarà redatto processo verbale.
Successivamente S.V. preparerà un prospetto comparativo per le decisioni del dirigente o le deliberazioni del Consiglio di istituto.
S.V. terrà costantemente aggiornato l’albo dei fornitori cui richiedere i preventivi per le forniture di beni e servizi.
6 Organizzazione dei servizi generali
Con riferimento all’articolazione delle attività didattiche fra sede e succursali prevista nel POF in via di definizione, S.V. presenterà al dirigente una proposta di ripartizione dei collaboratori scolastici fra i plessi. Considerato che il personale ausiliario assegnato alla scuola nell’organico di fatto è inferiore a quello spettante dalle tabelle organiche, questa presidenza, sulla base delle sue indicazioni, cercherà di concentrare le attività didattiche pomeridiane in modo da contenere l’arco temporale dell’apertura
della scuola e consentire una maggiore concentrazione delle presenze del personale nei momenti di più intensa attività didattica.
Poiché le attività didattiche della sede, a parte il lunedì, non si protrarranno oltre le 17, si può lavorare ipotizzando la chiusura dei locali alle 17.30: ciò per la concentrazione del personale nelle ore di massimo impegno didattico.
Fissato il numero di unità di collaboratori della sede centrale e dei plessi, l’assegnazione del personale sarà effettuata in riferimento ai criteri comunicati dal dirigente nella informazione sindacale
Poiché, fatte salve le norme di legge concernenti i beneficiari della legge 104/92, il criterio prioritario è costituito dalle preferenze del personale e la loro soddisfazione in base all’anzianità, la S.V. informerà preventivamente il personale, prima che questi operi le scelte, circa la distribuzione fra sede e succursali degli incarichi specifici e delle possibilità di accesso ai compensi tratti dal fondo di istituto.
Si conferma quanto sopra riportato, a proposito degli assistenti, circa la necessità di motivare e valorizzare le professionalità del personale, di curare la formazione, di coinvolgerlo nelle proposte relative al piano delle attività, di controllare periodicamente il rispetto degli orari dando comunicazione al dirigente dell’esito del controllo e al personale delle ore da recuperare e dei crediti acquisiti, di illustrare il codice di comportamento e il codice disciplinare, consegnando il primo documento a tutti i collaboratori e curando che il codice disciplinare sia affisso in luogo ben visibile nella sede e nelle succursali.
Si conferma altresì che la ripartizione dei carichi di lavoro sia improntata ai criteri di omogeneità. Particolare attenzione si raccomanda per l’assegnazione di incarichi e mansioni che comportino una più accentuata esposizione al rapporto con il pubblico: le assegnazioni a tali incarichi dovranno tenere conto delle attitudini, valutando anche precedenti esperienze.
Si ribadisce quanto sopra riportato per il ricorso al lavoro straordinario.
Circa la pulizia dei locali la S.V. provvederà ad assegnare gli spazi secondo un criterio di equa ripartizione che tenga conto altresì della necessità della sorveglianza su alunni e locali nonché dello svolgimento di altre incombenze specifiche di cui sotto.
La S.V. provvederà a individuare, sulla base delle disponibilità espresse dal personale e della complessiva situazione di fatto(dislocazione ai piani, turni ecc. ) i collaboratori cui affidare le seguenti incombenze specifiche e, eventualmente altre se la S.V. lo riterrà necessario od opportuno:
- servizio fotocopie
- addetto alla raccolta e comunicazione prenotazioni mensa
- addetto alla ricezione telefonica
- addetto al controllo degli impianti di sicurezza
QUESTIONI DISCIPLINARI
Nel caso la S.V. abbia a rilevare comportamenti del personale che integrino lievi infrazioni disciplinari ,la S.V. provvederà e rimarcare col dipendente il fatto e a richiamare la dovuta osservanza dei doveri d’ufficio.
In caso di violazioni non lievi o della reiterazione di comportamenti che siano già
stati oggetto di rilievi e di richiami, la S. V. presenterà tempestivamente al dirigente una dettagliata relazione per i procedimenti consequenziali.
Il Dirigente scolastico